資料作成、また今日も夜遅くまで…という方へ
企画書やプレゼン資料の締切が迫っているのに、白紙のスライドを前に手が止まってしまう。構成を考えるだけで1時間、デザインを整えるのにさらに1時間…という経験は誰にでもあるのではないでしょうか。特に「何を書けばいいか」という構成部分でつまずくと、そこから先の作業がなかなか進みません。
この記事でできるようになること
この記事では、ChatGPTを使って資料の構成案・本文のたたき台を短時間で作り、パワーポイントに反映させるまでの一連の流れを紹介します。プロンプトの具体例と、パワポ側での取り込みテクニックをセットで解説するので、読み終えた直後から実際の資料作成に使える内容になっています。
ゼロから構成を考える時間をなくし、ChatGPTが出した叩き台を「編集する」作業に切り替えるだけで、資料作成の負担は大きく減ります。
ChatGPTの活用スキルを他業務に応用したい方は、こちらも参考になります → Cloudflare WorkersでAI搭載Slackボットを作る手順｜サーバー不要ですぐ試せる
ステップ1：構成案をChatGPTに作らせる
まずは資料全体の骨組みをChatGPTに提案してもらいます。ここで大事なのは、目的・対象読者・ページ数の目安をできるだけ具体的に伝えることです。
プロンプト例
あなたはプレゼン資料作成のプロです。以下の条件で資料の構成案を作ってください。
・目的：新しい業務ツール導入の社内提案
・対象読者：部長クラスの決裁者3名
・ページ数：10枚程度
・トーン：簡潔でロジカル、数字を重視
各スライドのタイトルと、盛り込むべき要素を箇条書きで出してください。
この段階で出てくる構成案は完璧ではありませんが、たたき台としては十分な精度が出ます。気に入らない部分は「3枚目と4枚目を統合して」のように追加で指示すれば、対話しながら調整できます。
ステップ2：スライドごとの本文をつくる
構成案が固まったら、スライド1枚ずつの本文（見出し・箇条書き）を作らせます。ここを一度に全部依頼するとどうしても情報が薄くなりがちなので、個人的には1〜3枚ずつ区切って依頼するのが精度が高く感じます。
プロンプト例
先ほどの構成案のうち、3枚目「導入コストの比較」の本文を作ってください。
・箇条書きは3〜4項目
・1項目は20文字以内
・数字を使った具体的な比較を入れる
数字が必要な箇所は、実際の社内データを自分で用意して差し込む必要があります。ChatGPTに架空の数字を作らせてそのまま使うのは避けましょう。
注意：ChatGPTが提示する数値や事例は、必ず自社の実データや根拠のある情報と照合してから資料に反映してください。特に社外に出す資料では要注意です。
ステップ3：パワーポイントのアウトライン機能に流し込む
スライドごとの本文ができたら、パワーポイントの「アウトライン表示」を使うと一気に流し込めます。
- パワーポイントを開き、表示タブから「アウトライン表示」を選択
- ChatGPTが作ったタイトルと箇条書きを、階層を意識してコピー＆ペースト
- 通常表示に戻すと、自動的にスライドが分割された状態になっている
一枚ずつ手作業でスライドを作るよりも、圧倒的に速く形になります。ここは正直、慣れるまで少しコツがいる部分ですが、一度感覚をつかむと手放せなくなる工程です。
ステップ4：デザインを整える
文章が入った状態で、パワーポイントの「デザイナー」機能（自動デザイン提案）を使うと、レイアウト案がいくつか自動生成されます。気に入ったものを選ぶだけで、それらしい見た目に整います。
テーマカラーやフォントを社内規定に合わせたい場合は、あらかじめ会社の共通テンプレートファイルを開いておき、そこにスライドを流し込む方法がおすすめです。ゼロからデザインを作るより手間がかかりません。
ステップ5：ブラッシュアップのプロンプトを使う
一通り形になったら、ChatGPTに「厳しめのレビュー役」を演じてもらうと、資料の粗が見えてきます。
プロンプト例
あなたは厳しい上司です。この資料の内容（以下に貼り付け）を読んで、
決裁者が疑問に思いそうな点を3つ指摘してください。
この一手間を入れるだけで、自分では気づかなかった説明不足の箇所が見つかることが多いです。
ポイント：構成→本文→パワポ反映→デザイン→レビューの5ステップを型として覚えておくと、次回以降の資料作成でも同じ流れを使い回せます。
ChatGPT出力の自然さを高めるプロンプト工夫について、こちらで詳しく解説しています → 「AI臭い文章」から卒業する。ChatGPTで自然な文章を書かせるプロンプト実践術
つまずきやすいポイントと対処
指示が抽象的だと出力もぼやける
「良い資料を作って」のような曖昧な依頼では、当たり障りのない内容しか出てきません。目的・対象・トーンの3点だけは必ず具体的に伝えましょう。
情報の正確性は自分で担保する
ChatGPTは自然な文章を作るのが得意ですが、数値や固有の事実については保証がありません。資料に載せる数字や事例は、必ず一次情報で裏取りをしてから使うという姿勢を崩さないようにしてください。
社内フォーマットとの整合性
アウトライン機能で流し込んだ直後は、既存のテンプレートと微妙にレイアウトが崩れることがあります。最初は戸惑いやすいポイントですが、スライドマスターを事前に整えておくと崩れにくくなります。
スライドマスターの調整は最初の1回だけ手間をかければ、以降のファイルにも使い回せます。テンプレートを社内で共有しておくと、チーム全体の作業時間も減らせます。
まとめ
ChatGPTで構成案と本文のたたき台を作り、パワーポイントのアウトライン機能で流し込み、デザイナー機能で見た目を整える。この一連の流れを型として身につけておくと、資料作成にかかる時間は確実に短縮できます。まずは今抱えている資料の構成案づくりだけでも、今日のうちに試してみてはいかがでしょうか。
プロンプトの組み立てに慣れないうちは、テンプレート化されたプロンプト集や、パワポ用のデザインテンプレートを活用するのも一つの手です。安く始められるものも多いので、興味があれば探してみることをおすすめします。
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