Notionのデータベースでタスク管理を効率化する方法【初心者向け設定手順】

タスクが散らばって「結局何をやればいいか」わからなくなる

メモアプリ、カレンダー、付箋、頭の中の記憶……タスクの管理場所が分散していると、「あれ、あの作業いつまでだっけ」と探す時間が地味に積み重なっていきます。特に副業や複数プロジェクトを並行して抱えていると、この「探す時間」がかなりのストレスになるのではないでしょうか。

そんな悩みを解決してくれるのが、Notionのデータベース機能です。

この記事を読めば、Notionでタスク管理用のデータベースをゼロから作成し、進捗をひと目で把握できる状態に整えられるようになります。特別な知識は不要で、今日中に手を動かして完成させられる粒度で手順を説明します。

まずは「タスク名・担当者・期限・ステータス」の4項目だけ用意すれば、タスク管理としては十分機能します。

Notionのサイドバーで「＋」ボタンを押し、「データベース」を選択します。ここで表形式の「Table」を選んでおくのがおすすめです。カンバンボードやカレンダーなど見た目の違うビューは、あとから同じデータベースに追加できるので、最初から凝った形式を選ぶ必要はありません。

データベースが作成されたら、以下のプロパティを追加していきます。

最初からすべてを完璧に作り込もうとすると手が止まってしまうので、正直に言うと、この4つ以外は「あとで必要になったら追加する」くらいの気持ちで十分です。

Multi-select（複数選択）を使ってタグを付けておくと、「仕事用」「副業用」のように後から絞り込みやすくなります。ただし最初から詰め込みすぎると管理が煩雑になるので、慣れてから追加するくらいで問題ありません。

テーブルの上部にある「＋ビューを追加」から、Board（カンバン）ビューを追加してみましょう。ステータスごとに列が分かれ、タスクをドラッグ＆ドロップで進捗移動させられるようになります。

さらにCalendarビューを追加すれば、期限を軸にした予定確認ができます。同じデータベースの中身を、目的に応じて表示形式だけ切り替えられるのがNotionの強みです。

ビューは「見た目を変えるだけ」で元データは共通しているため、用途別に何個増やしても管理が重複することはありません。

ビューの右上にある「フィルター」から、「担当者が自分のタスクのみ表示」「ステータスが完了のものは非表示」といった条件を設定できます。また「ソート」で期限が近い順に並べておくと、開いた瞬間に優先度の高いタスクが上に来るようになります。

この設定は一度作れば毎回やり直す必要がないので、最初に少し時間をかけておくと後がかなり楽になります。

定期的に発生するタスク（週次レポート作成、月次の請求書送付など）がある場合は、データベースのテンプレート機能を使ってチェックリスト付きのひな形を用意しておくと便利です。毎回ゼロから項目を考える手間がなくなります。

設定を進めていくと、いくつか戸惑いやすい場面があります。

プロパティを増やしすぎて散らかる：最初は「タスク名・期限・ステータス」だけで運用し、必要性を感じてから項目を追加するくらいで十分です。
RelationやRollupの理解に時間がかかる：プロジェクト単位とタスク単位のデータベースを紐づける機能ですが、これは正直、最初は無理に使わなくても問題ありません。データベース運用に慣れてから検討するくらいで大丈夫です。
どのビューをメインにするか迷う：個人的には、まずBoardビューを基本にして、締切確認だけCalendarビューを併用するのが扱いやすいと感じています。

Notionには無料プランと有料プランがありますが、プラン名や料金・機能差は変更されることがあるため、契約前に公式サイト（notion.so）の料金ページで最新情報を確認することをおすすめします。